Privacyverklaring voor leden van gremia en commissies en SecureFeed auditoren
-
Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn gegevens?
Stichting SecureFeed, statutair gevestigd en kantoorhoudende te (6708 PV) Wageningen, aan Agro Business Park 1, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.
-
Welke informatie verzamelen we?
SecureFeed verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u of uw bedrijf wiens belang u vertegenwoordigt zich bij ons aanmeldt om als commissielid , werkgroeplid of SecureFeed auditor. SecureFeed auditoren zijn personen, die werkzaam zijn bij een SecureFeed deelnemer en namens SecureFeed audits uitvoert bij leveranciers
Bij de aanmelding gaat u ermee akkoord dat uw persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen en soms worden gedeeld omdat dit noodzakelijk is om werkgroep activiteiten mogelijk te maken. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:
- Contactgegevens (zoals naam, e-mail adres; werk- of thuisadres, telefoonnummer;
- Gebruikersnaam en wachtwoord voor de elektronische communicatiesystemen waar u als werkgroep- of commissielid of auditor toegang tot heeft;
- De naam van het bedrijf waarvoor u werkt of die vertegenwoordigt, uw functietitel, en eventueel het type stakeholder;
- Uw geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit en Burgerservicenummer (indien u dit aan ons verstrekt);
- In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om uw expertise op een bepaald terrein vast te stellen. Dan verzamelen we ook: Uw opleidingsgeschiedenis en arbeidsverleden; andere informatie in uw Curriculum Vitae of andere documenten of informatie die u aan ons verstrekt; informatie om uw identiteit en recht op werk te bevestigen, zoals een kopie van uw paspoort;
- Gegevens met het oog op het doen van betalingen, inclusief factuuradressen;
- Alle andere informatie die u mogelijk aan ons verstrekt.
-
Hoe gebruiken we die informatie en basis van welke wettelijke grondslag doen we dat?
We verwerken de persoonsgegevens als hierboven genoemd om de volgende redenen:
- Om het SecureFeed mogelijk te maken om een borgingssysteem voor diervoeders te realiseren, om uw bijdrage in dat proces te kunnen valideren en om het voor u mogelijk te maken contact te onderhouden met andere werkgroep- of commissieleden en SecureFeed auditoren, al dan niet via de daarvoor bestemde elektronische systemen;
- Om het SecureFeed mogelijk te maken om het ontwikkelen en onderhouden van het borgingssysteem adequaat te kunnen begeleiden en om te kunnen borgen dat deze processen conform de daarvoor geldende procedures verlopen;
- Voor servicedoeleinden: om uw berichten, vragen en klachten te kunnen opvolgen en u over de vervolgstappen te kunnen informeren;
- Ten behoeve van relatiebeheer, marketing, deelnemersadministratie en service-doeleinden (u te informeren over de laatste nieuwtjes over SecureFeed en relevante diensten; marketing en het meten van respons op onze marketingacties te meten het beheer van ons CRM het verbeteren van het functioneren van onze website.);
- Om een adequate deelnemersadministratie en debiteurenbeheer te kunnen voeren;
- Ten behoeve van interne controle en bedrijfsbeveiliging.
In essentie gaat het erom dat deze informatie alleen wordt verwerkt om het samenwerken met anderen mogelijk te maken en het bevorderen en mogelijk maken van het borgingsproces. Uw gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doelstellingen,
SecureFeed gebruikt uw contactgegevens voor het versturen van informatie, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events.
-
Met wie delen we deze informatie?
Uw gegevens zijn toegankelijk voor andere commissie- en werkgroepleden of auditoren. SecureFeed verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij SecureFeed daartoe gehouden is op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak.
SecureFeed gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via Secretariaat@securefeed.eu
Ook kan het voorkomen dat derde partijen, zoals onze accountant, onze juridische en financiële adviseurs toegang krijgen tot uw persoonsgegevens in het kader van door SecureFeed verstrekte opdracht en/of een toezichthoudende taken die zij ten aanzien van SecureFeed vervullen.
SecureFeed heeft met alle partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacy beleid van SecureFeed en deze SecureFeed Privacyverklaring.
Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze SecureFeed Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.
Als wij uw gegevens willen doorgeven buiten Europa, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn.
-
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
SecureFeed bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden opgeslagen. We houden bepaalde termijnen aan, waarna we deze gegevens verwijderen:
- Zolang u als werkgroep- of commissielid of auditor aangemeld bent, bewaren we uw gegevens zolang als het gremium waaraan u deelneemt bestaat. Daarna zullen we enkele essentiële contactgegevens van u blijvend bewaren, omdat deze tot bewijs dienen van een correct proces en de noodzakelijke transparantie van de werkwijze van de werkgroep of commissie of het uitvoeren van een audit.
- Als u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming 5 jaar lang. Ook wanneer u op een gegeven moment beslist dat u de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van uw verzoek.
- Fiscale regelgeving verplicht ons om onze administratie met uw factuur-, betaalgegevens 7 jaar te bewaren.
In alle gevallen geldt dat SecureFeed in bepaalde gevallen uw gegevens langer zal bewaren dan hierboven aangegeven indien dat verplicht is op grond van een wettelijke regeling of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten, bijvoorbeeld om klachten te behandelen, geschillen op te lossen of om fraude en misbruik te voorkomen.
-
Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om onze bezoekers en deelnemers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren wij u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
-
Waar slaan we uw gegevens op?
De persoonlijke gegevens die we van u verzamelen, worden in principe altijd opgeslagen in Nederland en Europa. Het kan in uitzonderingsgevallen voorkomen dat gegevens worden overgedragen naar en worden opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Ze kunnen in die gevallen ook worden verwerkt door personeel buiten de EER dat voor ons of voor een van onze leveranciers werkt, in welk geval de wetgeving inzake gegevensbescherming van het derde land door de Europese Commissie zal zijn goedgekeurd of er andere toepasselijke waarborgen zullen zijn ingesteld. Verdere informatie is verkrijgbaar bij onze privacy coördinator, via secretariaat@securefeed.eu
-
Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
- U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
- U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
- Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kun u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
- U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
- U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een e-mail te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan de privacy coördinator van SecureFeed, die te bereiken is via secretariaat@securefeed.eu Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt.
-
Waar kunt u meer informatie krijgen over de wijze waarop SecureFeed met uw persoonsgegevens omgaat?
Wanneer u vragen heeft, of meer informatie wilt over het gebruik van uw persoonsgegevens en uw rechten, kunt u zich wenden tot de privacy coördinator van SecureFeed, die te bereiken is via secretariaat@securefeed.eu
Als u niet tevreden bent over de wijze waarop SecureFeed met uw vragen, bezwaren of klachten beantwoordt, kunt u een klacht indienen bij SecureFeed. U kunt daarvoor gebruik maken van het klachtenformulier dat u op deze website vindt.
In het geval dat u ook daarna nog niet tevreden bent over de wijze waarop SecureFeed met uw klacht is omgegaan, kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens?qa=klacht